Τι είναι ERP system και πως βοηθάει; - Infographic

Ένα ERP system είναι από τις πιο έξυπνες κινήσεις που μπορεί να κάνει μια επιχείρηση. Με αυτό, μπορεί να διαχειριστεί τους πόρους της όσο καλύτερα γίνεται, και να αυξήσει τα κέρδη της.

Μπορεί όμως να βοηθήσει όλες τις επιχειρήσεις εξίσου;

Τι είναι το ERP system και πως μπορεί να με βοηθήσει;

Ο ορισμός: ERP system / "Σύστημα Επιχειρησιακού Σχεδιασμού" είναι ένα πληροφοριακό σύστημα μέσω του οποίου η επιχείρηση διαχειρίζεται τους πόρους και τις λειτουργίες της αποτελεσματικά. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνει την μέγιστη απόδοση. Αυτό σημαίνει:

• Μείωση εξόδων
• Αύξηση εσόδων
• Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
• Λογιστική
• Πολλές άλλες λειτουργίες

Επειδή οι εσωτερικές δραστηριότητες της κάθε επιχείρησης είναι πολλές και διαφορετικές, κάθε ERP έρχεται με ένα πλήθος εφαρμογών. Κάθε μια από αυτές τις εφαρμογές είναι υπεύθυνη για την κάθε δραστηριότητα. Η επιχείρηση μπορεί να ενεργοποιήσει οποίες θεωρεί ότι είναι σχετικές και ωφέλιμες. Σε περίπτωση που οι ανάγκες αλλάξουν, υπάρχει η δυνατότητα ενεργοποίησης ή απενεργοποίησης μιας εφαρμογής.

Επειδή οι διάφορες εφαρμογές είναι μέρος ενός συστήματος (του ERP system), το μεγαλύτερο πλεονέκτημα είναι η ενοποίηση των δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι η κάθε εφαρμογή μπορεί να λαμβάνει και να προσφέρει δεδομένα από και προς τις άλλες εφαρμογές. Με τον τρόπο αυτό, παρέχεται καλύτερη ενημέρωση στην επιχείρηση.

Μερικές από τις εφαρμογές που συνήθως υπάρχουν σαν μέρος ενός ERP είναι

• Εμπορική Διαχείριση
• Οικονομική Διαχείριση
• Έσοδα-Έξοδα
• Γενική Λογιστική
• Διαχείριση Παγίων
• Διαχείριση Αποθήκης
• Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων (HRM)
• Μισθοδοσία
• Διαχείριση Διανομής
• Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας
• Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (CRM)
• Διαχείριση Λιανικής
• Προϊοντικός Σχεδιασμός (Product Design)
• Διαχείριση Παραγωγής
• Διαχείριση Υπηρεσιών
• Χρηματοοικονομική Λογιστική
• Πωλήσεις
• Marketing
• Τιμολόγηση

Τι κάνουν οι επιχειρήσεις που δεν έχουν ERP;

Ένα ERP system είναι φυσικά προαιρετικό. Όμως και πολλά άλλα πράγματα σε μια επιχείρηση είναι προαιρετικά, όπως για παράδειγμα η διαφήμιση. Μπορεί όμως μια επιχείρηση λιανικής να επιβιώσει χωρίς κάποιους είδους διαφήμιση;

Οι επιχειρήσεις που δεν έχουν ένα ERP system να κρατάει τα δεδομένα τους, συνήθως καταφεύγουν σε άλλες λύσεις. Μια από τις πιο συνηθισμένες λύσεις είναι η αποθήκευση πληροφοριών και εργασιών σε αρχεία Excel ή χειρόγραφα, και η εγκατάσταση πακέτων λογισμικού όπου είναι απολύτως απαραίτητο, όπως για την εμπορική διαχείριση.

Το μεγάλο πρόβλημα εκεί είναι ότι είναι εξαιρετικά δύσκολο να ενοποιηθούν όλες οι πληροφορίες και να μπορεί κάποιος να παράγει ασφαλή αποτελέσματα άμεσα. Επιπλέον, η υποστήριξη διαφορετικών μορφών καταγραφής δεδομένων έχει μεγάλο κόστος συντήρησης ώστε να διασφαλιστεί ότι γίνεται σωστά και με τον προβλεπόμενο τρόπο.

Με αυτό τον τρόπο, η επιχείρηση αν και μπορεί να καλύψει κάποιες από τις βασικές της ανάγκες, μακροπρόθεσμα επιφορτίζεται με ένα μεγάλο κόστος και ρίσκο.

Χρειάζομαι ένα ERP;

Η σύντομη απάντηση είναι ΝΑΙ. Μπορεί οι ανάγκες της επιχείρησης σας να μην είναι τόσο μεγάλες ώστε να υλοποιήσετε ένα σύστημα που έχει εξεζητημένες δυνατότητες, αλλά και σε εκείνη την περίπτωση, μπορείτε να επιλέξετε κάποιο πιο απλό σύστημα που να σας ταιριάζει.

Το σίγουρο είναι ότι σε ένα περιβάλλον που ο ανταγωνισμός είναι πολύ μεγάλος και όλες οι επιχειρήσεις προσπαθούν να βρουν τρόπους να εξοικονομήσουν πόρους, η υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος είναι από τις κινήσεις που μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά.

Απλά φανταστείτε την διαφορά στην καθημερινότητα σας, όταν θα μπορείτε να έχετε την κάθε πληροφορία, άμεσα διαθέσιμη. Θα έχετε ένα υπερβολικά μεγάλο πλεονέκτημα, την στιγμή που ο ανταγωνιστής θα προσπαθεί με χαρτί και μολύβι (και την μεγάλη πιθανότητα να κάνει κάποιο λάθος) να συλλέξει τις πληροφορίες.

Τα δεδομένα πλέον έχουν αποκτήσει μεγάλη αξία, και οι επιχειρήσεις που επικρατούν, είναι αυτές που έχουν πρόσβαση σε δεδομένα και μπορούν να εξάγουν τα κατάλληλα συμπεράσματα.

Επιπλέον, ανεξάρτητα με την άμεση χρήση των δεδομένων για τις επιχειρησιακές ανάγκες, τα ιστορικά δεδομένα είναι πολύτιμα. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν ώστε να εξαχθούν σημαντικά συμπεράσματα, μέσω μελλοντικών αναλύσεων.

Βασικά πλεονεκτήματα ενός ERP system

Όπως αναφέρθηκα παραπάνω, το μεγάλο όφελος με ένα ERP system είναι η αποτελεσματική διαχείριση των δεδομένων μιας επιχείρησης. Βάση αυτών των δεδομένων, τα γενικά πλεονεκτήματα που μπορούν να προσφέρουν σε μια επιχείρηση είναι τα εξής:

1. Ταχύτητα και αξιοπιστία: Το πιο βασικό πλεονέκτημα είναι ότι θα έχετε αξιόπιστες πληροφορίες άμεσα, το οποίο είναι κρίσιμο και αναντικατάστατο
2. Ενοποίηση και ορθολογισμός διαδικασιών: τα διαφορετικά τμήματα της εταιρίας (Λογιστήριο, Αποθήκη, Πωλήσεις, Ανθρώπινο Δυναμικό) μπορούν να έχουν κοινά σημεία αναφοράς και καλύτερα ορισμένες διαδικασίες.
3. Επίβλεψη εργασιών: Η διοίκηση μπορεί να επιβλέπει καλύτερα τις λειτουργίες και να κάνει αλλαγές για να βελτιστοποιήσει την αποδοτικότητα.
4. Αύξηση παραγωγικότητας ανθρώπινου δυναμικού και μείωση λαθών
5. Εύρεση αδυναμιών και ευκαιριών
6. Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα, όπως ISO
7. Δυνατότητα τροφοδότησης άλλων συστημάτων της εταιρίας με δεδομένα, όπως ένα eshop και λογισμικά λιανικών πωλήσεων
8. Αποτελεσματική διαχείριση αποθεμάτων και παραγγελιών

Σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα της Panorama Consulting, πάνω στην υλοποίηση ERP συστημάτων, 95% των επιχειρήσεων είδαν βελτίωση στις περισσότερες ή τις πιο σημαντικές λειτουργίες τους

Οι επιχειρήσεις της κατασκευαστικής βιομηχανίας είναι αυτές που αγοράζουν περισσότερο συστήματα ERP, και μαζί με τις επιχειρήσεις λιανικής καταλαμβάνουν το μεγαλύτερο μερίδιο της αγοράς

Σύμφωνα με έρευνα του Datix, τα μεγαλύτερα οφέλη που παρατηρήθηκαν ήταν

• 23% χαμηλότερο λειτουργικό κόστος
• 22% χαμηλότερο κόστος διαχείρισης
• 24% αύξηση στις έγκαιρες παραδόσεις

Πως θα επιλέξω ERP system

Εφόσον γίνει το πρώτο βήμα και η επιχείρηση αποφασίσει ότι χρειάζεται ένα ERP system για να βελτιώσει τις λειτουργείες της, τότε πρέπει να γίνει μια έρευνα όσον αφορά τις απαιτήσεις της. Με αυτό τον τρόπο, θα καταλάβει ποιο από τα πολλά διαθέσιμα συστήματα που υπάρχουν της ταιριάζει καλύτερα.

Για να το πετύχει αυτό, σίγουρα χρειάζεται κάποιον έμπειρο συνεργάτη, που να γνωρίζει από σχετικά συστήματα, ώστε να της παρουσιάσει τις ανάλογες πληροφορίες ώστε να παρθεί η σωστή απόφαση. Η συμβουλευτική σε θέματα πληροφοριακών συστημάτων είναι μια εργασία που προϋποθέτει χρόνια εμπειρία και ενασχόληση, και δεν πρέπει να είναι μια τυχαία επιλογή.

Θέματα που θα ερευνηθούν κατά την διάρκεια της φάσης επιλογής είναι ζητήματα όπως:

1. Τομέας, μέγεθος, και ιδιαιτερότητες επιχείρησης, ώστε να βρεθούν και να αναλυθούν οι κατάλληλες εφαρμογές που ενδιαφέρουν την συγκεκριμένη επιχείρηση
2. Πλατφόρμα: Είναι η επιχείρηση ικανή και επιθυμεί να εγκαταστήσει το ERP system στους servers της, ή προτιμάει το κόστος της υποδομής να περιλαμβάνεται σε ενός τύπου μηνιαία συνδρομή, ενώ η εφαρμογή είναι στο cloud;
3. Ασφάλεια δεδομένων και νομική συμμόρφωση: Ποιες είναι οι ιδιαίτερες ανάγκες της επιχείρησης όσον αφορά τα δεδομένα που διαχειρίζεται; Υπάρχουν θέματα νομικής φύσεως που πρέπει να είναι γνωστά πριν την υλοποίηση του ERP system;

Σύνοψη

Όπως είδαμε ένα ERP system μπορεί να αλλάξει πολύ την αποδοτικότητα της επιχείρησης μας. Εφόσον είμαστε έτοιμοι, πρέπει να απευθυνθούμε στους κατάλληλους, ώστε να επιλεγεί το ERP σύστημα που ταιρίαζει στην επιχείρηση.

Εφόσον υπάρχουν οι κατάλληλοι συνεργάτες και διάθεση, σίγουρα το έργο θα στεφθεί με επιτυχία.